Um funcionário que muda de empresa três vezes em dez anos acaba com contracheques dispersos entre vários sistemas de RH. Encontrar o de sete anos atrás para um pedido de empréstimo imobiliário se torna um quebra-cabeça. Arkevia, o cofre digital editado pela Cegedim, foi projetado para resolver esse problema específico: centralizar e conservar os documentos de pagamento por um período alinhado com as obrigações legais francesas.
Duração de conservação legal dos contracheques no Arkevia
O ponto que a maioria dos guias aborda superficialmente é a duração real durante a qual se pode contar com o acesso aos seus documentos. O artigo D3243-8 do Código do Trabalho impõe que os contracheques digitalizados permaneçam disponíveis por 50 anos ou até os 75 anos do funcionário. Arkevia respeita essa obrigação.
Concretamente, mesmo após a saída da empresa, o cofre permanece ativo. Mantém-se o acesso às suas folhas de pagamento arquivadas sem intervenção do antigo empregador. É uma mudança significativa em relação a uma pasta de papel ou a um espaço de armazenamento em nuvem convencional, que não garante nada por várias décadas.
Para saber tudo sobre Arkevia na França, o funcionamento baseia-se em um compromisso contratual do editor em manter esse arquivamento a longo prazo, independentemente dos imprevistos da relação empregador-funcionário.
Ativação da conta MyArkevia e primeiros reflexos
Não se cria uma conta Arkevia por iniciativa própria. É o empregador quem inicia a abertura do cofre digital, através da solução Cegedim SRH. O funcionário então recebe um e-mail de ativação contendo um link único e um número de matrícula.
Etapas concretas a seguir assim que receber o e-mail
- Clicar no link de ativação antes de sua expiração (geralmente alguns dias) e definir uma senha pessoal na plataforma myarkevia.com
- Verificar se o primeiro contracheque foi devidamente depositado no espaço, e então testar o download em PDF para garantir que tudo funcione
- Adicionar o endereço de e-mail associado à conta em um gerenciador de senhas, pois às vezes só se conecta uma ou duas vezes por ano e o esquecimento do identificador é a principal razão de bloqueio
Se o e-mail de ativação não chegar, deve-se verificar a caixa de spam antes de contatar o serviço de RH. Os retornos variam nesse ponto: alguns funcionários recebem o convite imediatamente, outros várias semanas após a implementação do sistema pelo empregador.
Segurança dos dados e autenticação dupla em 2026
Até recentemente, a conexão ao MyArkevia dependia de um par e-mail e senha. A Cegedim anunciou o desdobramento de uma autenticação dupla generalizada no verão de 2026 para todas as contas. Esse reforço alinha a plataforma às práticas que se tornaram padrão no setor bancário.
Os documentos armazenados estão hospedados em servidores localizados na França, um critério que pesa para a conformidade com o RGPD. A criptografia protege os dados em repouso e em trânsito. Para um funcionário, isso significa que nem o empregador nem um terceiro não autorizado pode consultar o conteúdo do cofre após o depósito.
O que a autenticação dupla muda no dia a dia
Recebe-se um código temporário por SMS ou através de um aplicativo de autenticação a cada conexão. É uma etapa adicional, mas bloqueia as tentativas de acesso mesmo que a senha vaze. Para aqueles que se conectam raramente, anotar o número de telefone associado à conta evita ficar bloqueado após uma mudança de linha móvel.
Arkevia comparado ao Digiposte: cofre de pagamento ou espaço pessoal
Digiposte, editado pelos Correios, é a outra solução frequentemente implantada pelas empresas francesas para a desmaterialização dos contracheques. Não se escolhe entre os dois como funcionário: é o empregador quem seleciona o prestador de serviços.
A principal diferença está no escopo. Digiposte agrega documentos de fontes múltiplas (faturas, correspondências administrativas, contracheques), enquanto Arkevia permanece centrado no arquivamento de RH e nos documentos depositados pelo empregador ou pelo funcionário em seu espaço pessoal.
Em termos de proteção e duração de arquivamento, ambos respeitam o quadro legal francês. A escolha entre essas plataformas depende da estratégia digital da empresa, não de uma superioridade técnica de uma sobre a outra.
Armazenar seus documentos pessoais no cofre Arkevia
Além dos contracheques, o espaço pessoal MyArkevia permite fazer upload de seus próprios arquivos: carteira de identidade, passaporte, diplomas, atestados de seguro. Esse armazenamento complementar está incluído sem custo adicional para o funcionário.
Recomenda-se depositar prioritariamente os documentos cuja perda seria mais penalizadora:
- Documentos de identidade válidos, úteis em caso de roubo ou perda do documento físico
- Contratos de trabalho e aditivos, que podem ser solicitados durante uma auditoria ou litígio trabalhista
- Extratos de situação de carreira e atestados de formação, difíceis de reconstituir junto aos organismos emissores
O espaço de armazenamento pessoal não é ilimitado, mas cobre amplamente as necessidades de um arquivamento administrativo comum. Digitalizar seus documentos no formato PDF em vez de imagem JPEG reduz o tamanho dos arquivos e facilita a pesquisa por palavras-chave.
O cofre digital Arkevia não substitui um backup local em disco rígido externo para arquivos volumosos ou fotos. Sua vocação permanece a gestão documental segura e a conservação a longo prazo de peças administrativas. Para um funcionário na França, é uma rede de segurança que funciona sem pensar, desde que se verifique o acesso uma vez por ano.