Ein Arbeitnehmer, der in zehn Jahren dreimal das Unternehmen wechselt, hat seine Gehaltsabrechnungen über mehrere HR-Systeme verteilt. Die Suche nach der Abrechnung von vor sieben Jahren für einen Immobilienkredit wird zu einem Rätsel. Arkevia, das digitale Tresor von Cegedim, wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen: die Dokumente zentral zu speichern und über einen Zeitraum aufzubewahren, der mit den gesetzlichen Verpflichtungen in Frankreich übereinstimmt.
Gesetzliche Aufbewahrungsdauer der Abrechnungen auf Arkevia
Der Punkt, den die meisten Leitfäden nur streifen, ist die tatsächliche Dauer, während der man auf seine Dokumente zugreifen kann. Artikel D3243-8 des Arbeitsgesetzbuches schreibt vor, dass die digitalisierten Gehaltsabrechnungen 50 Jahre oder bis zum 75. Geburtstag des Arbeitnehmers verfügbar bleiben müssen. Arkevia erfüllt diese Verpflichtung.
Konkreter gesagt, bleibt der Tresor auch nach dem Verlassen des Unternehmens aktiv. Man behält den Zugang zu seinen archivierten Gehaltsabrechnungen ohne Eingreifen des ehemaligen Arbeitgebers. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu einem Papierordner oder einem klassischen Cloud-Speicher, der über mehrere Jahrzehnte nichts garantiert.
Um alles über Arkevia in Frankreich zu erfahren, beruht die Funktionsweise auf einer vertraglichen Verpflichtung des Anbieters, diese Archivierung langfristig aufrechtzuerhalten, unabhängig von den Unwägbarkeiten der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung.
Aktivierung des MyArkevia-Kontos und erste Reflexe
Ein Arkevia-Konto wird nicht aus eigener Initiative erstellt. Der Arbeitgeber löst die Eröffnung des digitalen Tresors über die Lösung Cegedim SRH aus. Der Arbeitnehmer erhält dann eine Aktivierungs-E-Mail mit einem einzigartigen Link und einer Personalnummer.
Konkrete Schritte, die nach Erhalt der E-Mail zu befolgen sind
- Auf den Aktivierungslink klicken, bevor er abläuft (in der Regel einige Tage) und ein persönliches Passwort auf der Plattform myarkevia.com festlegen
- Überprüfen, dass die erste Gehaltsabrechnung im Bereich abgelegt ist, und den Download im PDF-Format testen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert
- Die mit dem Konto verbundene E-Mail-Adresse in einem Passwort-Manager speichern, da man sich manchmal nur ein- oder zweimal im Jahr anmeldet und das Vergessen der Anmeldedaten der häufigste Grund für eine Sperrung ist
Wenn die Aktivierungs-E-Mail nicht ankommt, überprüft man den Spam-Ordner, bevor man den HR-Service kontaktiert. Die Rückmeldungen variieren in diesem Punkt: Einige Arbeitnehmer erhalten die Einladung sofort, andere mehrere Wochen nach der Implementierung des Systems durch den Arbeitgeber.
Datensicherheit und Zwei-Faktor-Authentifizierung im Jahr 2026
Bis vor kurzem basierte die Anmeldung bei MyArkevia auf einer Kombination aus E-Mail und Passwort. Cegedim hat die Einführung einer flächendeckenden Zwei-Faktor-Authentifizierung im Sommer 2026 für alle Konten angekündigt. Diese Verstärkung bringt die Plattform in Einklang mit den mittlerweile standardisierten Praktiken im Bankensektor.
Die gespeicherten Dokumente werden auf Servern in Frankreich gehostet, ein Kriterium, das für die RGPD-Konformität wichtig ist. Die Verschlüsselung schützt die Daten im Ruhezustand und während der Übertragung. Für einen Arbeitnehmer bedeutet dies, dass weder der Arbeitgeber noch ein unbefugter Dritter den Inhalt des Tresors nach der Ablage einsehen kann.
Was die Zwei-Faktor-Authentifizierung im Alltag ändert
Bei jeder Anmeldung erhält man einen temporären Code per SMS oder über eine Authentifizierungs-App. Dies ist ein zusätzlicher Schritt, aber er blockiert Zugriffsversuche, selbst wenn das Passwort geleakt wird. Für diejenigen, die sich nur selten anmelden, hilft es, die Telefonnummer, die mit dem Konto verbunden ist, zu notieren, um nicht nach einer Änderung der Mobilfunknummer gesperrt zu werden.
Arkevia im Vergleich zu Digiposte: Gehalts-Tresor oder persönlicher Bereich
Digiposte, herausgegeben von La Poste, ist die andere Lösung, die häufig von französischen Unternehmen für die Digitalisierung von Gehaltsabrechnungen eingesetzt wird. Als Arbeitnehmer wählt man nicht zwischen den beiden: Der Arbeitgeber wählt den Anbieter aus.
Der Hauptunterschied liegt im Umfang. Digiposte aggregiert Dokumente aus mehreren Quellen (Rechnungen, Verwaltungsbriefe, Abrechnungen), während Arkevia sich auf die HR-Archivierung und die vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer in seinem persönlichen Bereich abgelegten Dokumente konzentriert.
In Bezug auf Schutz und Archivierungsdauer erfüllen beide die gesetzlichen Anforderungen in Frankreich. Die Wahl zwischen diesen Plattformen hängt von der digitalen Strategie des Unternehmens ab, nicht von einer technischen Überlegenheit der einen über die andere.
Persönliche Dokumente im Arkevia-Tresor speichern
Über die Gehaltsabrechnungen hinaus ermöglicht der persönliche Bereich MyArkevia das Hochladen eigener Dateien: Personalausweis, Reisepass, Diplome, Versicherungsbescheinigungen. Diese zusätzliche Speicherung ist für den Arbeitnehmer ohne Mehrkosten enthalten.
Es wird empfohlen, dort vorrangig die Dokumente abzulegen, deren Verlust am meisten nachteilig wäre:
- Gültige Ausweisdokumente, die im Falle von Diebstahl oder Verlust des physischen Dokuments nützlich sind
- Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen, die bei einer Kontrolle oder einem arbeitsrechtlichen Streit angefordert werden können
- Karriereverlauf und Ausbildungsbescheinigungen, die schwer bei den ausstellenden Stellen zu rekonstruieren sind
Der persönliche Speicherplatz ist nicht unbegrenzt, deckt jedoch die Bedürfnisse einer gängigen administrativen Archivierung weitgehend ab. Dokumente im PDF-Format statt im JPEG-Format zu scannen, reduziert die Dateigröße und erleichtert die Suche nach Schlüsselwörtern.
Der digitale Tresor Arkevia ersetzt keine lokale Sicherung auf einer externen Festplatte für große Dateien oder Fotos. Seine Bestimmung bleibt die sichere Dokumentenverwaltung und die langfristige Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen. Für einen Arbeitnehmer in Frankreich ist es ein Sicherheitsnetz, das funktioniert, ohne dass man daran denken muss, vorausgesetzt, man überprüft einmal im Jahr seine Zugänge.