Een werknemer die in tien jaar tijd drie keer van bedrijf verandert, heeft loonstroken verspreid over verschillende HR-systemen. Het terugvinden van die van zeven jaar geleden voor een hypotheekdossier wordt een puzzel. Arkevia, de digitale kluis uitgegeven door Cegedim, is ontworpen om dit specifieke probleem op te lossen: het centraliseren en bewaren van loondocumenten gedurende een periode die in lijn is met de Franse wettelijke verplichtingen.
Wettelijke bewaartermijn van loonstroken op Arkevia
Het punt dat de meeste gidsen oppervlakkig behandelen, is de werkelijke duur waarin men kan rekenen op toegang tot zijn documenten. Artikel D3243-8 van de Arbeidswet schrijft voor dat gedigitaliseerde loonstroken beschikbaar moeten blijven gedurende 50 jaar of tot de werknemer 75 jaar is. Arkevia voldoet aan deze verplichting.
Concreet blijft de kluis actief, zelfs na vertrek uit het bedrijf. Men behoudt toegang tot zijn gearchiveerde loonstroken zonder tussenkomst van de vorige werkgever. Dit is een belangrijke verandering ten opzichte van een papieren map of een klassieke cloudopslag, die niets garandeert over meerdere decennia.
Om alles te weten te komen over Arkevia in Frankrijk, is de werking gebaseerd op een contractuele verbintenis van de uitgever om deze archivering op de lange termijn te handhaven, ongeacht de schommelingen in de werkgever-werknemerrelatie.
Activatie van het MyArkevia-account en eerste reflexen
Men creëert geen Arkevia-account uit eigen initiatief. Het is de werkgever die de opening van de digitale kluis in gang zet, via de oplossing Cegedim SRH. De werknemer ontvangt dan een activatiemail met een unieke link en een personeelsnummer.
Concreet te volgen stappen bij ontvangst van de e-mail
- Klik op de activatielink voordat deze verloopt (meestal enkele dagen) en stel een persoonlijk wachtwoord in op het platform myarkevia.com
- Controleer of de eerste loonstrook correct is opgeslagen in de ruimte, en test vervolgens de PDF-download om te zorgen dat alles werkt
- Voeg het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld toe aan een wachtwoordbeheerder, omdat men soms maar één of twee keer per jaar inlogt en het vergeten van de gebruikersnaam de belangrijkste reden van blokkering is
Als de activatiemail niet aankomt, controleer dan de spam voordat je contact opneemt met de HR-dienst. De reacties variëren hierover: sommige werknemers ontvangen de uitnodiging onmiddellijk, anderen pas weken na de implementatie van het systeem door de werkgever.
Gegevensbeveiliging en dubbele authenticatie in 2026
Tot voor kort was de toegang tot MyArkevia gebaseerd op een combinatie van e-mail en wachtwoord. Cegedim heeft de uitrol van een algemene dubbele authenticatie aangekondigd in de zomer van 2026 voor alle accounts. Deze versterking brengt het platform in lijn met de praktijken die standaard zijn geworden in de banksector.
De opgeslagen documenten worden gehost op servers in Frankrijk, een criterium dat belangrijk is voor de naleving van de AVG. De encryptie beschermt de gegevens in rust en tijdens verzending. Voor een werknemer betekent dit dat noch de werkgever, noch een niet-geautoriseerde derde partij de inhoud van de kluis kan raadplegen na de opslag.
Wat de dubbele authenticatie dagelijks verandert
Bij elke inlog ontvangt men een tijdelijke code via SMS of een authenticatie-app. Dit is een extra stap, maar het blokkeert toegangspogingen, zelfs als het wachtwoord uitlekt. Voor degenen die slechts zelden inloggen, het nummer van de telefoon dat aan het account is gekoppeld noteren voorkomt dat men geblokkeerd raakt na een wijziging van het mobiele nummer.
Arkevia vergeleken met Digiposte: loonkluis of persoonlijke ruimte
Digiposte, uitgegeven door La Poste, is de andere oplossing die vaak door Franse bedrijven wordt ingezet voor de digitalisering van loonstroken. Als werknemer kies je niet tussen de twee: het is de werkgever die de leverancier selecteert.
Het belangrijkste verschil ligt in de reikwijdte. Digiposte aggregeert documenten uit meerdere bronnen (facturen, administratieve brieven, loonstroken), terwijl Arkevia zich richt op HR-archivering en de documenten die door de werkgever of door de werknemer in zijn persoonlijke ruimte zijn opgeslagen.
Wat betreft bescherming en bewaartermijn voldoen beide aan het Franse wettelijke kader. De keuze tussen deze platforms is afhankelijk van de digitale strategie van het bedrijf, niet van een technische superioriteit van de een boven de ander.
Persoonlijke documenten opslaan in de Arkevia-kluis
Naast loonstroken biedt de persoonlijke ruimte MyArkevia de mogelijkheid om eigen bestanden te uploaden: identiteitskaart, paspoort, diploma’s, verzekeringsbewijzen. Deze aanvullende opslag is zonder extra kosten voor de werknemer inbegrepen.
Het wordt aanbevolen om in eerste instantie de documenten te uploaden waarvan het verlies het meest nadelig zou zijn:
- Geldige identiteitsbewijzen, nuttig in geval van diefstal of verlies van het fysieke document
- Arbeidsovereenkomsten en aanvullingen, die kunnen worden opgevraagd tijdens een controle of een arbeidsconflict
- Loopbaanoverzichten en opleidingscertificaten, die moeilijk te reconstrueren zijn bij de uitgevende instanties
De persoonlijke opslagruimte is niet onbeperkt, maar dekt ruimschoots de behoeften van een normale administratieve archivering. Documenten digitaliseren in PDF-formaat in plaats van als JPEG-afbeelding vermindert de bestandsgrootte en vergemakkelijkt de zoekopdracht op basis van trefwoorden.
De digitale kluis Arkevia vervangt geen lokale back-up op een externe harde schijf voor grote bestanden of foto’s. Het doel blijft veilige documentbeheer en langdurige bewaring van administratieve stukken. Voor een werknemer in Frankrijk is het een vangnet dat werkt zonder erover na te denken, mits men eenmaal per jaar zijn toegang controleert.