Un empleado que cambia de empresa tres veces en diez años se encuentra con recibos de salario dispersos entre varios sistemas de RRHH. Encontrar el de hace siete años para un expediente de préstamo hipotecario se convierte en un rompecabezas. Arkevia, el cofre digital editado por Cegedim, ha sido diseñado para abordar este problema específico: centralizar y conservar los documentos de salario durante un período alineado con las obligaciones legales francesas.
Duración de conservación legal de los recibos en Arkevia
El punto que la mayoría de las guías pasan por alto es la duración real durante la cual se puede contar con el acceso a sus documentos. El artículo D3243-8 del Código del Trabajo impone que los recibos de salario desmaterializados permanezcan disponibles durante 50 años o hasta los 75 años del empleado. Arkevia cumple con esta obligación.
Concretamente, incluso después de dejar la empresa, el cofre sigue activo. Se mantiene el acceso a sus recibos de salario archivados sin intervención del antiguo empleador. Es un cambio importante en comparación con una carpeta de papel o un espacio de almacenamiento en la nube clásico, que no garantiza nada durante varias décadas.
Para saber todo sobre Arkevia en Francia, el funcionamiento se basa en un compromiso contractual del editor para mantener este archivo a muy largo plazo, independientemente de los altibajos de la relación empleador-empleado.
Activación de la cuenta MyArkevia y primeros reflejos
No se crea una cuenta Arkevia por iniciativa propia. Es el empleador quien inicia la apertura del cofre digital, a través de la solución Cegedim SRH. El empleado recibe entonces un correo electrónico de activación que contiene un enlace único y un número de identificación.
Pasos concretos a seguir tras recibir el correo electrónico
- Hacer clic en el enlace de activación antes de su expiración (unos días en general) y definir una contraseña personal en la plataforma myarkevia.com
- Verificar que el primer recibo de salario está correctamente depositado en el espacio, luego probar la descarga en PDF para asegurarse de que todo funciona
- Agregar la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta en un gestor de contraseñas, porque a veces solo se conecta una o dos veces al año y el olvido de identificador es la principal causa de bloqueo
Si el correo electrónico de activación no llega, se verifica la carpeta de spam antes de contactar al servicio de RRHH. Las respuestas varían en este punto: algunos empleados reciben la invitación de inmediato, otros varias semanas después de la implementación del sistema por parte del empleador.
Seguridad de los datos y doble autenticación en 2026
Hasta hace poco, la conexión a MyArkevia se basaba en una combinación de correo electrónico y contraseña. Cegedim ha anunciado el despliegue de una doble autenticación generalizada en el verano de 2026 para todas las cuentas. Este refuerzo alinea la plataforma con las prácticas que se han vuelto estándar en el sector bancario.
Los documentos almacenados están alojados en servidores ubicados en Francia, un criterio que pesa para la conformidad con el RGPD. El cifrado protege los datos en reposo y en tránsito. Para un empleado, esto significa que ni el empleador ni un tercero no autorizado pueden consultar el contenido del cofre después del depósito.
Lo que la doble autenticación cambia en el día a día
Se recibe un código temporal por SMS o a través de una aplicación de autenticación en cada conexión. Es un paso adicional, pero bloquea los intentos de acceso incluso si la contraseña se filtra. Para aquellos que solo se conectan raramente, anotar el número de teléfono asociado a la cuenta evita quedarse bloqueado después de un cambio de línea móvil.
Arkevia comparado con Digiposte: cofre de salario o espacio personal
Digiposte, editado por La Poste, es la otra solución frecuentemente implementada por las empresas francesas para la desmaterialización de los recibos de salario. No se elige entre los dos como empleado: es el empleador quien selecciona al proveedor.
La principal diferencia radica en el alcance. Digiposte agrega documentos de múltiples fuentes (facturas, correspondencia administrativa, recibos), mientras que Arkevia se centra en el archivo de RRHH y los documentos depositados por el empleador o por el empleado en su espacio personal.
En términos de protección y duración de archivo, ambos cumplen con el marco legal francés. La elección entre estas plataformas depende de la estrategia digital de la empresa, no de una superioridad técnica de una sobre la otra.
Almacenar sus documentos personales en el cofre Arkevia
Más allá de los recibos de salario, el espacio personal MyArkevia permite subir sus propios archivos: documento de identidad, pasaporte, diplomas, certificados de seguro. Este almacenamiento complementario está incluido sin costo adicional para el empleado.
Se recomienda depositar en prioridad los documentos cuya pérdida sería más perjudicial:
- Documentos de identidad vigentes, útiles en caso de robo o pérdida del documento físico
- Contratos de trabajo y anexos, que pueden ser requeridos durante un control o un litigio laboral
- Extractos de situación de carrera y certificados de formación, difíciles de reconstruir ante los organismos emisores
El espacio de almacenamiento personal no es ilimitado, pero cubre ampliamente las necesidades de un archivo administrativo corriente. Digitalizar sus documentos en formato PDF en lugar de en imagen JPEG reduce el peso de los archivos y facilita la búsqueda por palabras clave.
El cofre digital Arkevia no reemplaza una copia de seguridad local en un disco duro externo para archivos voluminosos o fotos. Su vocación sigue siendo la gestión documental segura y la conservación a largo plazo de documentos administrativos. Para un empleado en Francia, es una red de seguridad que funciona sin pensar en ello, siempre que se verifiquen los accesos una vez al año.