Un salarié qui change d’entreprise trois fois en dix ans se retrouve avec des bulletins de paie dispersés entre plusieurs systèmes RH. Retrouver celui d’il y a sept ans pour un dossier de prêt immobilier devient un casse-tête. Arkevia, le coffre-fort numérique édité par Cegedim, a été conçu pour répondre à ce problème précis : centraliser et conserver les documents de paie sur une durée alignée avec les obligations légales françaises.
Durée de conservation légale des bulletins sur Arkevia
Le point que la plupart des guides survolent, c’est la durée réelle pendant laquelle on peut compter sur l’accès à ses documents. L’article D3243-8 du Code du travail impose que les bulletins de paie dématérialisés restent disponibles pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Arkevia respecte cette obligation.
A lire également : Découvrez toutes les nouveautés et actualités bien-être à ne pas manquer en 2024
Concrètement, même après un départ de l’entreprise, le coffre-fort reste actif. On conserve l’accès à ses fiches de paie archivées sans intervention de l’ancien employeur. C’est un changement majeur par rapport à un classeur papier ou à un espace de stockage cloud classique, qui ne garantit rien sur plusieurs décennies.
Pour tout savoir sur Arkevia en France, le fonctionnement repose sur un engagement contractuel de l’éditeur à maintenir cet archivage sur le très long terme, indépendamment des aléas de la relation employeur-salarié.
Lire également : Comment évoluent les délais DHL entre la France et l'Allemagne en cas de grève ?
Activation du compte MyArkevia et premiers réflexes
On ne crée pas un compte Arkevia de sa propre initiative. C’est l’employeur qui déclenche l’ouverture du coffre-fort numérique, via la solution Cegedim SRH. Le salarié reçoit alors un e-mail d’activation contenant un lien unique et un matricule.
Étapes concrètes à suivre dès réception de l’e-mail
- Cliquer sur le lien d’activation avant son expiration (quelques jours en général) et définir un mot de passe personnel sur la plateforme myarkevia.com
- Vérifier que le premier bulletin de paie est bien déposé dans l’espace, puis tester le téléchargement en PDF pour s’assurer que tout fonctionne
- Ajouter l’adresse e-mail associée au compte dans un gestionnaire de mots de passe, parce qu’on ne se connecte parfois qu’une ou deux fois par an et l’oubli d’identifiant est le premier motif de blocage
Si l’e-mail d’activation n’arrive pas, on vérifie ses spams avant de contacter le service RH. Les retours varient sur ce point : certains salariés reçoivent l’invitation immédiatement, d’autres plusieurs semaines après la mise en place du système par l’employeur.
Sécurité des données et double authentification en 2026
Jusqu’à récemment, la connexion à MyArkevia reposait sur un couple e-mail et mot de passe. Cegedim a annoncé le déploiement d’une double authentification généralisée à l’été 2026 pour l’ensemble des comptes. Ce renforcement aligne la plateforme sur les pratiques devenues standard dans le secteur bancaire.
Les documents stockés sont hébergés sur des serveurs situés en France, un critère qui pèse pour la conformité RGPD. Le chiffrement protège les données au repos et en transit. Pour un salarié, cela signifie que ni l’employeur ni un tiers non autorisé ne peut consulter le contenu du coffre-fort après le dépôt.
Ce que la double authentification change au quotidien
On reçoit un code temporaire par SMS ou via une application d’authentification à chaque connexion. C’est une étape supplémentaire, mais elle bloque les tentatives d’accès même si le mot de passe fuite. Pour ceux qui ne se connectent que rarement, noter le numéro de téléphone associé au compte évite de se retrouver bloqué après un changement de ligne mobile.
Arkevia comparé à Digiposte : coffre-fort de paie ou espace personnel
Digiposte, édité par La Poste, est l’autre solution fréquemment déployée par les entreprises françaises pour la dématérialisation des bulletins de paie. On ne choisit pas entre les deux en tant que salarié : c’est l’employeur qui sélectionne le prestataire.
La différence principale se situe dans le périmètre. Digiposte agrège des documents de sources multiples (factures, courriers administratifs, bulletins), tandis qu’Arkevia reste centré sur l’archivage RH et les documents déposés par l’employeur ou par le salarié dans son espace personnel.
En termes de protection et de durée d’archivage, les deux respectent le cadre légal français. Le choix entre ces plateformes relève de la stratégie digitale de l’entreprise, pas d’une supériorité technique de l’une sur l’autre.
Stocker ses documents personnels dans le coffre-fort Arkevia
Au-delà des bulletins de paie, l’espace personnel MyArkevia permet de téléverser ses propres fichiers : carte d’identité, passeport, diplômes, attestations d’assurance. Ce stockage complémentaire est inclus sans surcoût pour le salarié.
On recommande d’y déposer en priorité les documents dont la perte serait la plus pénalisante :
- Pièces d’identité en cours de validité, utiles en cas de vol ou de perte du document physique
- Contrats de travail et avenants, qui peuvent être réclamés lors d’un contrôle ou d’un litige prud’homal
- Relevés de situation de carrière et attestations de formation, difficiles à reconstituer auprès des organismes émetteurs
L’espace de stockage personnel n’est pas illimité, mais il couvre largement les besoins d’un archivage administratif courant. Numériser ses documents au format PDF plutôt qu’en image JPEG réduit le poids des fichiers et facilite la recherche par mots-clés.
Le coffre-fort numérique Arkevia ne remplace pas une sauvegarde locale sur disque dur externe pour les fichiers volumineux ou les photos. Sa vocation reste la gestion documentaire sécurisée et la conservation longue durée de pièces administratives. Pour un salarié en France, c’est un filet de sécurité qui fonctionne sans y penser, à condition de vérifier ses accès une fois par an.